Hogeschool UCLL
Volg ons
Job-e-mails

Schrijf je in om nieuwe vacatures in jouw mailbox te ontvangen

Teamcoördinator Processen, dienst Onderwijs & Studenten - 100%

Ben je maatschappelijk geëngageerd, ondernemend en denk je al eens out-of-the box? Dan ben je welkom bij UCLL, de hogeschool van de moving minds.

Met inspirerend en kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en dienstverlening brengen we mensen en ideeën in beweging in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten.

Eén van de diensten van onze hogeschool is dienst Onderwijs en Studenten (of O&S) die het thema Onderwijs en Studenten omvat. Binnen deze dienst werden diverse clusters van domeinen gevormd: Onderwijs & Internationalisering, Processen, Leercentra en Studenten. We zijn hierbinnen op zoek naar:

Teamcoördinator Processen - 100% opdracht

Meewerken aan een sterke organisatie

  • Je stelt jouw expertise en dat van jouw team ter beschikking van de hogeschool door, samen met het hoofd O&S en jouw collega-teamcoördinatoren input te leveren voor de strategische keuzes van de hogeschool en meer concreet het onderwijs- en studentenbeleid.
  • Je vertaalt het UCLL-onderwijs- en studentenbeleid voor jouw domein in concrete prioriteiten en dit in samenspraak met de medewerkers uit jouw team en de opleidingen.
  • Je brengt thema’s samen en legt linken tussen jouw domein en de andere domeinen binnen de dienst, maar ook m.b.t. andere diensten in de hogeschool. Je hebt in het bijzonder aandacht voor de noden van opleidingen en de impact van beslissingen op opleidingen.
  • Je bepaalt samen met het hoofd O&S en het geheel van teamcoördinatoren de inzet van de beschikbare middelen in de cluster in functie van de realisatie van de beleidsdoelstellingen.
  • Je werkt toe naar een kwaliteitsvolle, klantgerichte en efficiënte ondersteuning voor alle onderwijs- en studentgerelateerde aspecten, vragen en uitdagingen in UCLL.
  • Je gaat actief in verbinding met de andere betrokken actoren in de hogeschool, stelt de expertise van jezelf en jouw team ten dienste van geheel UCLL.
  • Je hebt oog voor nieuwe opportuniteiten en brengt innovatie binnen de dienst O&S, in het bijzonder op het gebied van Processen.
  • Je rapporteert aan het hoofd O&S.

Kwaliteit bewaken

  • Je vertaalt het onderwijs- en studentenbeleid, samen met jouw medewerkers, naar concrete, operationele doelstellingen voor het domein Processen. Je legt, in samenspraak met opleidingen, studenten en andere relevante betrokkenen, prioriteiten vast m.b.t. concrete acties en projecten. Je bewaakt hierbij de afstemming met de andere clusters (en domeinen).
  • Je garandeert een kwaliteitsvolle en nabije ondersteuning en advies van alle betrokken actoren in jouw domein (zie verder).
  • Je volgt de kwaliteit van de activiteiten en projecten binnen jouw domein op en initieert verbeteracties.
  • Je zorgt voor adequate doorstroming van input voor inhoudelijke discussie, mogelijkheden voor innovatie en ondersteuning door leden van jouw team, naar het beleidsteam onderwijs en studenten.
  • Je garandeert de naleving van het wetgevend kader voor jouw domein binnen het geheel van jouw team en rapporteert correct over de activiteiten, intern en zo nodig ook extern.

Coachen en inspireren

  • Je leeft de UCLL-waarden voor
  • Je stuurt op output, coacht en motiveert jouw medewerkers met het oog op een goede samenwerking en ontplooiing Je bent sparringpartner voor jouw medewerkers. Indien nodig bemiddel je bij conflictsituaties.
  • Je werkt aan een stimulerende werkomgeving, waarin medewerkers geïnspireerd en gewaardeerd worden. Zelf stimuleer je de professionele ontwikkeling in het team, en faciliteer je kennisdeling.
  • Je bent betrokken bij al jouw medewerkers die over de regio’s en campussen heen hun werkplek vinden.
  • Je werft talentgedreven, en streeft naar een zelforganiserend team waarin (de complementariteit van) ieders talenten en expertise het team tot een hoger niveau brengen. Een teamcoördinator ontwikkelt met de betrokken teams een stappenplan naar grotere zelfsturing, aangepast aan de situatie en draagkracht van het betrokken team.
  • Je moedigt projectwerking binnen jouw cluster en domein- / dienstoverschrijdend aan en faciliteert waar nodig.
  • Je zorgt voor het capteren van noden van opleidingen, de nodige betrokkenheid van opleidingen in nieuwe projecten en het ondersteunen van opleidingen bij de implementatie. Je zorgt voor een continue ervaringskennis van jouw medewerkers in het werken met projecten (= zorgt dat in alle projecten de medewerkers ervaring in een opleiding opdoen, hetzij door intensieve samenwerking met docenten, studenten of deelname aan specifieke opleidingsevents).

Communiceren en vertegenwoordigen

  • Je werkt nauw samen met jouw collega-teamcoördinatoren in een zelfsturend coördinatorenteam, zodat cluster en domeinoverschrijdende initiatieven kunnen worden genomen en synergiën kunnen worden gerealiseerd.
  • Je garandeert een adequate informatiedoorstroming binnen jouw eigen team, het beleidsteam O&S, de opleidingen, docenten en studenten.
  • Je bouwt, samen met jouw collega-teamcoördinatoren, functionele, interne overlegstructuren uit om participatie en betrokkenheid van alle actoren (incl. studenten) te realiseren in functie van een kwalitatieve en nabije dienstverlening.
  • Je bent verantwoordelijk voor de externe vertegenwoordiging van UCLL op het thema Studentenadministratie in ruime zin, en dit in samenspraak met het hoofd O&S, jouw collega-teamcoördinatoren en de leden van jouw team.

Processen Onderwijs & Studenten vormgeven

  • Je werkt uit, beheert en organiseert (vaak i.s.m. campusdiensten) met jouw team in de eerste plaats de processen m.b.t. Studenten- en onderwijsadministratie die aan Dienst O&S zijn toevertrouwd.

Deze omvatten minimaal en niet uitsluitend:

  • Studentenadministratie (gevat in het SAP-verhaal) inclusief inschrijvingen, ISP, registratie opleidingsaanbod, diploma-opmaak etc.
  • International Office m.b.t. beheer van admissions, mobiliteiten, beurzen en onderliggende administratie
  • Je hebt kennis en ervaring in het opzetten en evalueren van processen, kijkt met een open blik naar bestaande processen en zoekt continu naar verbeterprocessen van deze processen, in het bijzonder vermindering van de planlast en administratieve handelingen.
  • Je doet dit voor alle (administratieve) processen waarvan de verantwoordelijkheid binnen de Dienst O&S ligt. Hierover neemt de teamcoördinator gedeelde verantwoordelijkheid op met de andere teamcoördinatoren. De teamcoördinator geldt als een expert in deze en stelt zijn/haar teams ter beschikking aan de andere teamcoördinatoren.

Je profiel

  • Je hebt een masterdiploma of hebt aantoonbare competenties op masterniveau. De evenwaardigheid ervan zal aangetoond worden door een externe assessment proef.
  • Ervaring in een leidinggevende functie is een pluspunt.
  • Je hebt aantoonbare ervaring met processen en studentenadministratie en bent in staat om je op korte termijn verder in te werken in de desbetreffende wetgeving.
  • Je communiceert uitstekend in het Nederlands en drukt je vlot uit in het Engels.
  • Je kan een beroep doen op een uitgebreid netwerk binnen en buiten de hogeschool.

Een uitdagende functie in een organisatie in ontwikkeling

  • Verloning voor deze functie is voorzien vanaf barema 588 via tijdelijke ambtswijziging naar ATP A22 (of via een bijkomende vergoeding voor contractuelen).
  • Aanstelling voor één jaar, die bij een positieve evaluatie omgezet wordt naar onbepaalde duur
  • Volledige terugbetaling van het woon-werkverkeer met openbaar vervoer en/of fiets.
  • Standplaats op één van de UCLL-campussen. Wekelijkse werkverplaatsingen naar de andere campussen in Vlaams-Brabant en Limburg.
  • Dit is een voltijdse functie die 0,6vte leidinggevend mandaat omvat.

Interesse?

  • De selectie doorloopt volgende stappen: analyse van CV en motivatiebrief, gevolgd door een selectiegesprek(ken) met opdracht.
  • Voor kandidaten met een leidinggevende functie die recent (< 4 jaar) een assessment voor een vergelijkbare functie doorliepen, wordt dit rapport in rekening genomen. Voor kandidaten zonder assessment-rapport, beslist de commissie of een assessment al dan niet zinvol is.
  • Je treedt voor deze functie ten laatste in dienst op 1 september 2021.
  • De werving zal gebeuren in vzw UC Limburg of vzw UC Leuven.
  • Meer informatie over de missie en strategische prioriteiten van de hogeschool, evenals over de opleidingen vind je op www.ucll.be.

Solliciteren kan enkel via cv warehouse en dit ten laatste tot en met zondag 23 mei 2021.

Voor meer informatie kan je terecht bij Klaas Vansteenhuyse, hoofd O&S, klaas.vansteenhuyse@ucll.be

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.