Hogeschool UCLL
Volg ons
Job-e-mails

Schrijf je in om nieuwe vacatures in jouw mailbox te ontvangen

Medewerker directiesecretariaat – 100%

Ben je maatschappelijk geëngageerd, ondernemend en denk je al eens out-of-the box? Dan ben je welkom bij UCLL, de hogeschool van de moving minds.

Met inspirerend en kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en dienstverlening brengen we mensen en ideeën in beweging in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten.

Word jij onze nieuwe moving mind? Wij zoeken een enthousiaste collega die aan de slag wil als

Medewerker directiesecretariaat – 100%

Verantwoordelijkheden

  • Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding (agendavorming, samenstellen vergaderdossier en uitnodiging), de verslaggeving en de opvolging van een aantal hogeschoolbrede beleids- en overlegteams (zoals beleidsteam onderwijs en studenten, academische raad, hogeschoolonderhandelingscomité). Je werkt hiervoor nauw samen met de voorzitters van deze vergaderingen.
  • Je ondersteunt de algemeen directeur bij de voorbereiding van zijn externe vergaderingen (Vlhora, Associatie KU Leuven, KOV) en kleine evenementen (zoals het organiseren van lunches, meetings met externen).
  • Je neemt een aantal administratieve opdrachten op, o.m. bestellingen voor de algemene directie en het bestuur, de diensten HR, O&S en kwaliteitszorg. Je bent verantwoordelijk voor het correct aanmaken, inboeken en opvolgen van bestellingen in het ProCure-systeem.
  • Je werkt samen met je collega’s in een klein team en je neemt in onderlinge afspraak ad hoc vragen op, je finaliseert af en toe grotere teksten waarvan de eindredactie bij de algemene directie ligt, zoals het jaarverslag.

Profiel

  • Je bent leergierig en bereid om je in te werken in de organisatie en een intern netwerk uit te bouwen.
  • Je kunt uit een veelheid van informatie en standpunten uit discussies de essentie capteren.
  • Je kunt informatie verzamelen en in overzichtelijke schema’s vastleggen.
  • Je kunt gestructureerd en helder schriftelijk verwoorden en communiceren.
  • Je hebt een grondige kennis van het volledige MS Office pakket en je kan je snel inwerken in nieuwe administratieve software.
  • Je gaat correct om met confidentiële informatie.
  • Je bent assertief en durft regie te nemen in de (deel)aspecten van je job die daarom vragen.
  • Je weet (je) efficiënt te organiseren en coördineren.
  • Je bent enthousiast, servicegericht en kan vlot samenwerken met collega’s en derden.
  • Je neemt initiatief, ziet kansen/problemen en kan deze omzetten in verbeterings- of vernieuwingsacties op jouw domein.
  • Je hebt interesse voor het hoger onderwijs en de wettelijke kaders ervan.
  • Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma (bijv. rechtspraktijk, maatschappelijke advisering, office management) of je bent bereid je gelijkwaardigheid aan te tonen in een assessment.

Aanbod

We bieden een uitdagende functie in een sterk groeiende dynamische organisatie:

  • een voltijdse aanstelling als bediende in een open staande betrekking, met een contract voor bepaalde duur van 1 januari 2022 (of in onderling overleg) tot en met 31 augustus 2022. Na positieve evaluatie is het contract verlengbaar.
  • met een verloning volgens loonbarema B21 (bachelor). Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden.
  • met de mogelijkheid om bij werving 10 jaar bewezen nuttige beroepservaring mee te nemen.
  • met als standplaats: Campus Proximus, Heverlee of Campus Diepenbeek, Diepenbeek. Verplaatsingen naar andere campussen van de hogeschool voor vergaderingen op locatie zijn onderdeel van de job. Er is een vergoeding voorzien voor dienstverplaatsingen.
  • met een terugbetaling van het woon-werkverkeer met openbaar vervoer en/of fiets.

We bieden verder:

  • de mogelijkheid tot telewerken,
  • een laptop (vanaf 40% opdracht),
  • kortingen via Samen Aankoop,
  • een Lerarenkaart,
  • een mooi aantal vakantiedagen,
  • en de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen tegen een gunstig tarief.

Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar een statutaire aanstelling en/of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

 

 

Interesse?

Solliciteren kan enkel via cv warehouse en dit tot en met 15 december 2021.

De selectie doorloopt de volgende stappen: selectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een selectiegesprek aan de hand van een voorbereide opdracht.

 

Meer informatie over de missie en strategische prioriteiten van de hogeschool vind je op www.ucll.be

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten, ongeacht gender, leeftijden, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.

 

Voor meer informatie kan je terecht bij Marie-Ann De Rynck, Teamcoördinator Secretariaat Algemene Directie UCLL (marieann.derynck@ucll.be).