Hogeschool UCLL
Volg ons
Job-e-mails

Schrijf je in om nieuwe vacatures in jouw mailbox te ontvangen

Administratief medewerker “studenten-, examen- en stageadministratie” (100%)

Ben je maatschappelijk geëngageerd, ondernemend en denk je al eens out-of-the box? Dan ben je welkom bij UCLL, de hogeschool van de moving minds.

Met inspirerend en kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en dienstverlening brengen we mensen en ideeën in beweging in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten.

Word jij onze nieuwe moving mind? Wij zoeken een enthousiaste collega die aan de slag wil als:

 

Administratief medewerker “studenten-, examen- en stageadministratie” (100 %)

campus Diepenbeek programma lerarenopleiding

 

Als medewerker studenten- en examenadministratie:

  • Binnen de campusdienst van Diepenbeek ben je voor de educatieve bachelor in het secundair onderwijs als medewerker studenten- en examenadministratie verantwoordelijk voor:
    • de studentenadministratie o.a.:
      • aanspreekpunt voor studenten m.b.t. hun studentendossier
      • beheren van studentendossiers in een SAP-applicatie
      • back-up administratieve ondersteuning voor individuele studieprogramma’s van studenten (ISP’s/vrijstellingsaanvragen/eventboeking)
      • opvolgen van afwezigheden van studenten in het studentvolgsysteem
    • de onderwijsondersteuning o.a.:
      • aanmaken van klasgroepen in een SAP-applicatie
      • koppelen van studenten aan klasgroepen in een SAP-applicatie
      • koppelen van lectoren aan de opleidingsonderdelen in een SAP-applicatie
      • ondersteuning van planners bij het aanmaken van events (in het roosterprogramma TimeEdit)
    • examenadministratie o.a.:
      • voorbereiding van de examenplanning
      • examenverwerking in een SAP-applicatie
      • voorbereiding + secretaris van de examencommissies
    • Aanspreekpunt voor planners, lectoren, trajectcoaches en opleidingsverantwoordelijken binnen dit domein.
    • algemene administratieve opdrachten

 

Als medewerker stageadministratie:

  • Binnen de educatieve bachelor in het secundair onderwijs beheer je het stagedossier van studenten in het stage-integratiesysteem (SIS) en lerarenstage:
    • Aanmaken van stagemomenten en studenten hieraan koppelen.
    • Opvolgen van de kandidaturen van studenten op stageplaatsen in SIS en lerarenstage.
    • Administratief opvolgen van de stage evaluaties en de publicatie hiervan.
    • Databeheer van stageplaatsen via de centrale aanvragen van stagescholen.

 

Als Moving Mind kan je je terugvinden in volgend profiel:

  • Je beschikt over een bachelordiploma of kan aantonen dat je over deze competenties beschikt.
  • Je bent enthousiast en servicegericht.
  • Je bent flexibel ingesteld: je weet je te organiseren met de piek- en dalperiodes die zich aanbieden.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Die je optimaal kan aanwenden om op een vriendelijke en assertieve manier.
  • Je werkt secuur en gestructureerd.
  • Je werkt pro-actief en zet waar nodig verbeteracties op.
  • Je bent een teamspeler.
  • Je hebt een zeer goede kennis van MS Office-toepassingen. Je hebt een grote affiniteit met software en computerapplicaties en je kan je verdiepen in de mogelijkheden ervan om administratieve processen te faciliteren. Ervaring met SAP is een pluspunt.
  • Je hebt kennis van de structuren en wetgeving binnen het hoger onderwijs of je wil je hierin grondig inwerken.
  • Affiniteit met het secundair onderwijs en ervaring in gelijkaardige functies is een pluspunt.

 

Wij bieden een uitdagende functie in een sterk groeiende dynamische organisatie.

  • Een voltijdse aanstelling (100%) als contractuele bediende.
  • Contract voor bepaalde duur bij voorkeur vanaf 01/09/2022 tot en met 31/08/2023. Na positieve evaluatie is het contract verlengbaar.
  • Een verloning volgens intern loonbarema B11/35 (bachelor).
    • Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden.
  • De mogelijkheid om bij werving maximum 10 jaar bewezen nuttige beroepservaring mee te nemen.
  • Campus Diepenbeek als standplaats.
  • Terugbetaling van woon-werkverkeer met openbaar vervoer en/of fiets.

 

Verder bieden we:

  • een laptop (vanaf 40% opdracht),
  • mogelijkheid tot telewerken,
  • kortingen via Samen Aankoop,
  • een Lerarenkaart,
  • een mooi aantal vakantiedagen,
  • en de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief.

Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

 

Interesse?

Solliciteren kan enkel via CV Warehouse tot en met zondag 10/07/2022.

De selectie doorloopt volgende stappen: selectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een interview. De selectiegesprekken vinden plaats op dinsdag 12 juli 2022.

Voor meer informatie kan je terecht bij Anouck Gierts, Teamcoördinator onderwijsondersteuning campus Diepenbeek (anouck.gierts@ucll.be, 011 180 000)

Meer informatie over de missie en strategische prioriteiten van de hogeschool vind je op www.ucll.be

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten, ongeacht gender, leeftijden, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.