AZ Jan Portaels
Volg ons

Management Assistant Technische dienst

Het AZ Jan Portaels kreeg onlangs de definitieve goedkeuring voor de bouw van het nieuwe “Ziekenhuis van de toekomst” als enige regionaal ziekenhuis in de Noordelijke Vlaamse rand. Hierbij zal ingezet worden op een duurzame en wendbare infrastructuur waar de patiënten centraal staan en de beste zorg krijgen. Binnen dit nieuwe gezondheidshuis zullen we ten volle investeren in preventieve zorg, geïntegreerde zorgverlening en een omzetting van klassieke hospitalisaties naar daghospitalisaties.

Het gezondheidshuis zal met haar ruime capaciteit volop inzetten op een samenwerking met de eerstelijnszorg zoals huisartsen en thuisverpleegkundigen, maar gaat ook op zoek naar partnerschappen met bijvoorbeeld andere BRIANT-netwerk ziekenhuizen voor bepaalde ondersteunende activiteiten. Ook duurzaamheid speelt in het plan een belangrijke rol. Zo zullen we in het ziekenhuis van morgen investeren in een energiezuinig gebouw aan de hand van hernieuwbare bronnen. De ligging van het terrein, op wandelafstand van het station van Vilvoorde en de stadskern, biedt tevens de mogelijkheid tot duurzame mobiliteit, ook voor onze medewerkers.

Kan jij je vinden in deze toekomstvisie en wil je graag meewerken aan/in het nieuwe gezondheidshuis?  Ter versterking van onze Technische dienst zijn we momenteel op zoek naar een Management Assistant. (vervangingscontract 80-100%).

 

Jouw functie

  • Je ondersteunt de technische directie en stafmedewerkers bij allerhande administratieve taken.
  • Je bent verantwoordelijk voor de briefwisseling, administratie rond bijscholingen, offerte aanvragen, investeringsdossiers, budgetopvolging, onderhoudscontracten,…
  • Je beheert de Ultimo werkaanvragen van de Technische dienst en beantwoordt telefonische oproepen. Je verzorgt het klassement.
  • Je assisteert de directie bij de uitvoering van de bouwprojecten en de interne kleine werven.
  • Bij afwezigheid van de administratief bediende van het facilitair departement volg je de vergaderzalenplanning op.
  • Je ondersteunt de preventieadviseur: behandeling van bestellingen, facturen, plannen van vergaderingen, kopieerwerk,…
  • Je beheert bestelbonnen en facturen van de Technische dienst, biotechnische dienst, stafmedewerkers en directie.
  • Je beheert de aanwezigheidsregistratie in samenwerking met directie en stafmedewerkers.
  • Je brengt stagecontracten in orde en volgt hun aanwezigheid op.
  • Je volgt investeringen op: overzichtslijsten aanvullen in Excel en overleg met de financiële dienst.
  • Je beheert dossiers bouw/infrastructuur: opstart dossiers, digitaal klassement. Je verzorgt administratie van bestellingen, afspraken, opmerkingen, borgtochten, vorderingsstaten, facturen, opleveringen, werfverslagen en keuringsattesten.
  •  

Jouw profiel

  • Je beschikt minstens over een diploma secundair onderwijs.
  • Je hebt reeds een ruime ervaring binnen een administratieve functie, waardoor je snel je weg vindt. Ervaring binnen een technische omgeving is een pluspunt, maar geen vereiste.
  • Je hebt een zeer goede kennis van MS Office en bent sterk administratief onderlegd.
  • Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands. Kennis van het Frans is een pluspunt.
  • Je bent matuur, zeer punctueel, uiterst discreet en integer.
  • Je bent flexibel ingesteld en hebt geen nine-to-five mentaliteit.
  • Je bent een geboren planner en organisator. Je durft initiatief nemen en kan vlot prioriteiten stellen.
  • Je bent een dynamische teamspeler en communicatief sterk.

Ons aanbod

  • Een vervangingscontract, 80% - 100%, periode: 6 maanden (mogelijkheid tot verlenging).
  • Een gevarieerde functie vol uitdagingen en mogelijkheden.
  • Een aantrekkelijk salaris in overeenstemming met je ervaring en volgens IFIC barema.
  • 25 verlofdagen
  • Andere voordelen zoals maaltijdcheques per gewerkte dag, fietsvergoeding, benefits@work, …
  • Voordelig tarief bij hospitalisatie en ambulante zorg in AZ Jan Portaels
  • Ondanks dat wij een grote organisatie zijn, verdwijn je niet in de anonimiteit. Iedereen kent iedereen, en het is die sfeer die ervoor zorgt dat men zich makkelijk thuis voelt. Tevreden en vriendelijke medewerkers maken tevreden patiënten.